چگونه میز تحریر خود را تمیز کنیم؟

یک میز تحریر شلوغ و برهم‌ریخته هم برای سلامت شما مناسب نیست، هم سطح بهره‌وری شما را پایین می‌آورد. درهم‌ریختگی مانع از این می‌شود که بتوانید میز تحریرتان را تمیز کنید، ازینرو گردوخاک، جرم و باکتری روی آن رشد می‌کنند و سلامت شما را به خطر میندازند. درهم‌ریختگی، نظم شما را برهم‌ میزند و باعث می‌شود قرار ملاقات‌ها و فرجه‌های کاری‌تان را ناخواسته فراموش کنید. یک میز تحریر تمیز و منظم باعث وضعیت بهداشتی بهتر و بهره‌وری بیشتر شما خواهد شد. در ادامه نکاتی برای سازماندهی و تمیز کردن میز تحریرتان آورده شده است.

نکاتی برای سازماندهی و تمیز کردن میز تحریر

1. میز تحریرتان را خالی کنید

اولین گام، خالی کردن میز است. بجای اینکه تلاش کنید میز تحریرتان را مرتب کنید، ابتدا همه‌چیز را از روی آن بردارید. هرچیزی که داخل کشوها وجود دارد را هم خالی کنید. حال نگاهی به زمین بیندازید و ببینید که چه آشفته‌بازاری شده است، اما نگران نباشید، موقتی است. هدف از این کار این است که میز تحریرتان برای مدتی پاکیزه بماند. مطمئن شوید هیچ‌چیزی روی میز تحریر باقی نمانده باشد. هر میز تحریری نیاز به یک صندلی میز تحریر مناسب نیز دارد.

2. میز تحریرتان را تمیز کنید

حال بدون توجه به آشفتگی روی زمین، میزتان را تمیز کنید. گردوخاک، جرم و باکتری را از سطح میز تحریر پاک کنید.

برای این کار ابتدا با یک دستمال پارچه‌ای خشک، تمام گردوخاک روی میز تحریرتان را بگیرید. اگر میزان کثیفی روی میز طوری است که در این مرحله صرفاً با دستمال خشک تمیز نمی‌شود می‌توانید کمی آن را تر کنید و به کارتان ادامه دهید.

سپس، روی سطح میز اسپری ضدعفونی‌کننده و تمیزکننده سطوح بزنید و با دستمال پارچه‌ای آن را پاک کنید.

در نهایت هم اگر جنس میز تحریرتان چوبی است، از یک صیقل‌دهنده چوب برای براق کردن سطحش استفاده کنید.

3. درهم‌ریختگی را مرتب کنید

مرحله بعدی توجه به درهم‌ریختگی روی زمین است. این احتمالاً زمان‌برترین مرحله از این فرایند خواهد بود. شما باید هرآن‌چیزی که روی زمین گذاشته‌اید را براساس اسناد مهم و اسناد دورریختنی و سایر وسایل روی میز تحریر مرتب کنید. چیزهایی که اضافی بوده‌اند و باید دور ریخته شوند را نیز به سطح آشغال بیندازید. اسناد مهم‌تان را در فایل‌ها یا کازیه‌های جداگانه به طور مرتب در کنار سیستم رایانه‌تان در جایگاهی مناسب قرار دهید.

4. برای هر چیزی خاصی، جای مشخصی تعبیه کنید

حال زمان آن رسیده تا همه‌چیز را سر جای خود بگذارید. برای اسناد مهم باید جای مطمئنی مانند کشوها یا فایل‌های قفل‌دار را درنظر بگیرید. باقی اسناد کم‌اهمیت‌تر نیز بهتر است در پوشه‌ها قرار بگیرند. سایر چیزهایی که روی میز تحریرتان وجود دارد، همچون جای خودکار و ساعت رومیزی و موارد این‌چنینی را هم درجای درستی بگذارید.

5. مینیمال رفتار کنید

هرچیزی که به آن روی میز تحریر احتیاج دارید را رویش قرار دهید، چیزهایی که اغلب در طول روز چندین بار به آن‌ها احتیاج پیدا می‌کنید. چیزهایی که کمتر لازم‌تان می‌شود مانند دستگاه پانچ را داخل یکی از کشوها بگذارید.

مینیمال رفتار کنید، یعنی تا آنجایی‌که می‌شود از کشوها برای قرار دادن وسایل‌تان در آن استفاده کنید.

6. فایل‌سازی کنید و یک شیوه سازمان‌دهی داشته باشید

اگر اجازه دهید که میز تحریرتان مجدداً شلوغ شود، همه کارهایی که تا الان انجام داده‌اید، به هدر می‌رود. برای کنترل درهم‌ریختگی باید فکری اساسی داشته باشید. وسایل روی‌ میزتان را مرتب و منظم بچینید. برای کاغذهای روی میزتان یک سیستم فایل‌بندی داشته باشید تا اسنادتان را بتوانید هرچه‌ سریع‌تر پیدا کنید.

7. از کازیه‌ها و طبقه‌بندی‌شان به خوبی استفاده کنید

اگر یک کازیه چندطبقه دارید، بهتر است طبقات آن را به بخش‌های متفاوت فعالیت‌تان و کاغذها و اسناد مربوط به آن اختصاص دهید و رویش برچسب بزنید تا حواس‌تان به روال کاری پیش روی‌تان باشد.

8. میز تحریرتان باید بخش‌های متفاوتی داشته باشد

هر یک از بخش‌های میز تحریرتان باید کارکرد جداگانه‌ای داشته باشد. برای نمونه، رایانه‌تان در بخشی از میز باشد و کارهای رایانه‌ای را آن طرف انجام دهید. بخش دیگری از میز را به کارهای مرتبط با اسناد کاری و کتاب و دفتر و این‌ها اختصاص دهید و اجازه ندهید که این دو بخش با یکدیگر وسایل‌شان تداخل پیدا کنند. این کار باعث می‌شود دیگر میز تحریرتان کثیف نشود و درهم‌ریختگی پیدا نکند.

9. برای تمیز کردن میز تحریرتان برنامه‌ریزی کنید

زمان بگذارید و به طور منظم میز تحریرتان را تمیز کنید. اگر اجازه دهید گردوخاک روی میزتان جمع شود، با مشکلات تنفسی و بیماری‌های دیگر روبرو می‌شوید. زمان خاصی از روز را به تمیز کردن میز تحریرتان اختصاص دهید و خوب آن را تروتمیز کنید.

10. پایان هر روز میزتان را مرتب کنید

اگر در پایان هر روز کاری، میز تحریرتان را مرتب کنید دیگر با شرایط آشفتگی و برهم‌ریختگی در ابتدای صبح روبرو نمی‌شوید، روز خوشحال‌تری خواهید داشت و بهره‌وری‌تان هم افزایش پیدا می‌کند.

در این مقاله ما شما را با 10 مرحله مفید و کاربردی در ارتباط با چگونگی تمیز کردن میز تحریر و تمیز نگه‌داشتن آن آشنا کردیم. اگر شما هم در محل کارتان یا محل زندگی‌تان، میز تحریر دارید و با مشکل درهم‌ریختگی روبرو هستید می‌توانید با به کار بستن مراحل ده‌گانه فوق، سطح سلامتی و بهره‌وری‌تان را نسبت به قبل بهبود بخشید و افزایش دهید. همچنین، اگر قصد دارید میز تحریرتان را تعویض کنید و به فکر خرید یک مدل جدید از آن هستید می‌توانید به دفاتر نمایندگی یا شعبات فروش محصولات نیلپر یا فروشگاه اینترنتیآن سری بزنید و خریدی هوشمندانه داشته باشید.