نحوه چیدمان صحیح میز کار به چه صورت است؟

زمانی‌که بخواهید یک افتضاح بزرگ را جمع‌وجور کنید، رسیدگی به آن در نگاه اول، غیرممکن به نظر می‌رسد. خوشبختانه، منظم ماندن و حفظ این رویه آن‌قدرها هم وظیفه دشواری نیست که نتوانید از پسش برآیید. مادامی‌که عزم خود را جزم کنید، چیدمان صحیح میز کار و متعهد ماندن به آن برایتان دیگر سخت نخواهد بود. در ادامه برایتان نکاتی را آورده‌ایم که می‌تواند به شما در منظم ماندن و بهره‌مندی از یک میز کار مرتب، یک ذهن آرام و بهره‌وری بیشتر در سریع‌ترین زمان ممکن کمک کند.

1. یک فضای شخصی ایجاد کنید

چیزهایی وجود دارند که شما روزانه آن‌ها را با خود به سر کارتان میاورید و باید آن‌ها را جایی بگذارید. به همین خاطر، بجای اینکه چیزهایی همچون کیف پول‌، تلفن همراه یا دسته‌کلیدتان را روی میز کارتان بگذارید –تا در طول روز جلوی چشمان‌تان باشد- یک محوطه مشخص از فضای میز کارتان را به آن‌ها اختصاص دهید، بدون اینکه منجر به ایجاد درهم‌ریختگی شود. در چیدمان صحیح میز کار موفق، در راستای افرایش بهره‌وری و کمتر پرت شدن حواس‌تان در طول فعالیت‌های روزانه، بهتر است تلفن همراه‌تان را از دیدتان پنهان کنید.

مطلب مرتبط: در انتخاب میز مدیریتی به چه نکاتی توجه کنیم؟

2. روزانه میزتان را تروتمیز کنید

یکی از اصول حائزاهمیت در چیدمان صحیح میز کار این است که در پایان هر روز باید وقت بگذارید و پیش از اینکه از محل کارتان خارج شوید، آن را مرتب و منظم کنید. انجام این کار باعث می‌شود که دیگر چیزی روی میزتان جا نماند و شما هر روز صبح که به سرکارتان برمی‌گردید با یک میز تحریر تمیز روبرو می‌شوید و یک روز تازه را آغاز می‌کنید.

3. از یک سیستم دوطبقه استفاده کنید

بجای اینکه فایل‌های همه پروژه‌های دردسترس‌تان روی میز پراکنده باشند، بهتر است از یک سیستم جاگذاری کاغذها و اسناد دوطبقه (روی کازیه‌ها) استفاده کنید. طبق اصل چیدمان صحیح میز کار، که یک طبقه را به اسناد جدیدی که باید با آن‌ها سروکار داشته باشید و طبقه دیگر را به اسنادی که باید مرور شوند، جایشان مشخص شود یا بایگانی شود، اختصاص دهید.

4. چیزهای مختلف را براساس سطح اهمیت‌شان مرتب کنید

بهترین راه برای مرتب‌ کردن چیزهای مختلف براساس سطح اهمیت‌شان است. زمانی‌که در تلاش هستید تا ببینید چه چیزهایی روی میز کارتان مناسب ذخیره‌سازی است، از خودتان بپرسید چندوقت‌یک‌بار به آن نیاز دارید یا از آن استفاده می‌کنید. بنابر اصول چیدمان صحیح میز کار، اگر مرتب از چیزی استفاده نمی‌کنید، باید آن را جایی بگذارید که نسبت به چیزهایی که هر روز به آن‌ها احتیاج دارید، کمتر دردسترس باشند.

5. وسایل الکترونیکی را از میز کارتان دور کنید

یکی از اصول چیدمان صحیح میز کار می‌گوید که نیازی نیست مودم و روترتان روی میز کار شما بنشیند و با چشمک‌زدن‌های مداوم حواس شما را پرت کند. آن‌ها را روی زمین بگذارید یا داخل کشو قرار دهید تا به لحاظ ظاهری برایتان اذیت‌کننده نباشد و ذهن شما را از کارتان منحرف نکند.

6. یک ایستگاه شارژ ایجاد کنید

در یک دنیای ایده‌آل، می‌توانید یکی از کشوهای میز تحریرتان را به ایستگاهی برای شارژ تلفن همراه، هدفون، پاور بانک و سایر چیزهایی که به ناچار روزانه حمل‌شان می‌کنیم و به شارژ شدن نیاز دارند، بدل کنید. اما اگر انجام چنین کاری برایتان مقدور نیست، پشت مانیتورتان چنین محیطی را تعبیه کنید، جایی‌که همه این وسایل دور از چشم، دیدرس و ذهن‌تان باشند.

7. روزانه اسنادتان را مرتب کنید

در پایان هر روز، همه اسنادتان را مرور کنید. مشخص کنید که کدام‌شان را باید اسکن کنید، کدام را باید فردا رویشان کار کنید، کدام‌شان بایستی بایگانی شوند یا خورد شوند، سپس پیش از خروج از محیط کارتان، آن‌ها را مرتب کنید. این کار در چیدمان صحیح میز کار، در ابتدا عذاب‌آور خواهد بود، اما وقتی به داشتن یک میز مرتب عادت کنید، در کمتر از 5 دقیقه انجامش می‌دهید.

8. هفته‌ای یک بار، میزتان را زیرورو کنید

از مهم‌ترین اصول چیدمان صحیح میز کار این است که هفته‌ای یک‌بار، به همه اسنادتان رسیدگی کنید (نگه‌داری، بایگانی، دور ریختن)، ملزومات اداری‌ که خارج از جای‌شان هستند را مرتب کنید و پوشه‌ها یا پرونده‌های جابجا شده را به سرجای‌شان برگردانید. هرچه در طول هفته، هفت نکته بالایی را بیشتر رعایت کنید، این نکته هشتم، کمتر از شما زمان می‌گیرد.

در این مقاله ما شما را با اصول چیدمان صحیح میز کار و نکاتی مفید و کاربردی از آن آشنا کردیم. اگر می‌خواهید برای مرتب‌سازی میز تحریرتان در محل کار دست به کار شوید، می‌توانید از نکات مطرح‌شده در این مقاله بهره‌مند شده و نظرات خود را پس از پیاده‌سازی‌شان در بخش نظرات با ما هم در میان بگذارید یا اگر در این کار حرفی برای گفتن دارید ما و سایر خوانندگان این مقاله را نسبت به تجربه‌تان آگاه کنید.